Een bewoner die weer zelfstandig de krant ophaalt. Dat lijkt misschien een kleine overwinning aan het einde van een implementatietraject. Maar voor Accolade Zorg is het precies waar het om gaat. Want wanneer techniek doet wat het moet doen, geeft het mensen iets terug: regie, vrijheid, vertrouwen. Dat begint niet bij de keuze voor technologie, maar bij de vraag wat die technologie mogelijk moet maken – voor de mensen om wie het gaat. Die overtuiging en de wil om te bouwen aan een partnerschap in plaats van een traditionele klant-leveranciersrelatie, maakt het verschil tussen systemen vervangen en écht vooruitgaan: met een stevig fundament voor verdere innovatie.
Visie als vertrekpunt – niet de techniek
Accolade is een zorgorganisatie met meerdere locaties in de regio, actief in verpleeghuiszorg, kleinschalig wonen en thuiszorg. Toen de techniek achterliep en het vertrouwen in de bestaande systemen wegzakte, was de verleiding groot om snel een vervanger te zoeken. Dat gebeurde aanvankelijk ook – er was al een traject opgestart met een extern bureau. Maar tijdens een overleg vroeg Frederike Bakker, Manager Kwaliteit bij Accolade Zorg, zich hardop af: op basis van welke visie gaan we nu eigenlijk intekenen? Die vraag veranderde alles.
Het traject werd stilgezet. Frederike en Joep Sinke – aangehaakt als nieuwe externe projectleider van Buro ZP – begonnen opnieuw. Dit keer vanuit de kern: wat vinden wij belangrijk als het gaat om innovatie, verandering en de toekomst van zorg? Die visie werd vertaald naar concrete uitgangspunten voor een nieuw systeem. Pas daarna gingen ze de markt op.
“We wilden geen VOS vervangen door een VOS,” legt Frederike uit. “We wilden een VIS. Een verpleeg informatiesysteem dat echt ondersteunend is aan het werk van onze medewerkers en het leven van onze bewoners. En een platform waarop we ook in de toekomst verder kunnen innoveren.”
Jouw digitale collega – één app, alle informatie
Accolade had een heldere ambitie: één app op één telefoon, met alle informatie die een zorgprofessional nodig heeft. Geen losse systemen, geen extra apparaten, geen eindeloze stroom aan meldingen. Gewoon overzicht. Joep Sinke: “We waren heel erg op zoek naar één platform. Eén app van waaruit je alle basisinformatie krijgt over sensoren en de bewoner. En dat als je uitbreidt – met een nieuwe bedsensor of een externe GPS zender – dat dat allemaal in diezelfde app landt.”
Accolade noemde dat intern al: jouw digitale collega. Het idee: een digitale omgeving die je niet voor de voeten loopt, maar je ondersteunt. Die je informeert op het moment dat het ertoe doet. Wat Accolade voor ogen had, sloot naadloos aan op wat Open Care Connect al had ontwikkeld: Eevi, de slimme digitale werkplek voor zorgprofessionals. Één app met realtime informatie over bewoners, sensoren, collega’s en alarmen – altijd beschikbaar, intuïtief in gebruik. Accolade gaat daarin nog een stap verder. Zij verankeren de digitale collega niet alleen technisch, maar ook organisatorisch: wie heeft welke rol, wie traint wie, hoe blijft adoptie op peil?
De klik: gedeelde waarden als basis voor partnerschap
Na een zorgvuldig selectietraject met meerdere partijen viel de keuze op Eurocom met Open Care Connect als platform en samenwerkingsmethodiek. De oplossingen van Eurocom voldeden aan de gestelde eisen én er was iets meer: herkenning. De visie die Accolade had uitgewerkt – één platform, persoonsgericht, ondersteunend aan de zorg – werd gespiegeld in wat Eurocom kon laten zien. Frederike: “Onze visie en de oplossing sloten gewoon op elkaar aan. Dat was prettig. Maar minstens zo belangrijk was dat we elkaar vonden op het thema partnerschap. Samen ontwikkelen, samen doorontwikkelen, vanuit het perspectief van de zorg.”
Partnerschap was voor Accolade geen mooie term in een offerte. Het was een expliciete eis. Want een nieuw systeem invoeren in een zorgorganisatie raakt mensen – medewerkers, bewoners, mantelzorgers. Dat doe je niet met een leverancier die levert en vertrekt. Dat doe je met een partner die blijft.
Betrokken bij de uitrol zijn naast Eurocom Group ook installatiepartner Nikkelen, het ICT-team van Accolade, netwerkspecialisten en Buro ZP als procesbegeleider. Elk met een eigen rol, samenwerkend vanuit één gedeelde methodiek.
De mensen die het verschil maken
Techniek staat of valt met de mensen die ermee werken. Accolade wist dat en handelde ernaar. Nog voor de eerste locatie live ging, werd er een nieuwe functie gecreëerd: implementatiecoach innovatie. Willeke van den Berg vulde die rol in – iemand met een achtergrond in de zorg, die de taal van de werkvloer spreekt én de techniek begrijpt.
Haar taak: alle zorgmedewerkers trainen, key users opleiden en de brug vormen tussen techniek en zorgpraktijk. Frederike is er helder over: “Willeke is een succesfactor. Niet ondanks het feit dat ze uit de zorg komt, maar júist daardoor. Ze weet wat medewerkers nodig hebben. En dat zie je terug in hoe het systeem op de werkvloer landt.”
Joep Sinke speelde als externe projectleider een sleutelrol in het bewaken van de grote lijn, de communicatie met alle betrokken partijen en het bij elkaar houden van een projectteam dat in de loop van de tijd aanzienlijk groeide. “Ik gun iedere organisatie die hiermee aan de slag gaat zo’n goede procesbegeleiding,” zegt Frederike. “Het is ingrijpend. En je hebt iemand nodig die de lijnen kort houdt en mensen bij elkaar houdt.”
Per locatie werkt Accolade met een locatieteam van key users -medewerkers die extra training krijgen, eerste aanspreekpunt zijn voor collega’s en toegang hebben tot het portaal om zelf instellingen te beheren. Joep Sinke: “Die structuur is te kopiëren. En dat is precies wat we bij de volgende locaties ook doen.”
Hart van Vathorst: de eerste locatie
De eerste locatie die live ging met Open Care Connect is Hart van Vathorst. Het is geen doorsnee verpleeghuis. Het gebouw huisvest naast een PG-afdeling (voor bewoners met dementie) en een NAH-afdeling ook een kerk, een kinderdagverblijf, een tandarts, verloskundige praktijk, een restaurant en een andere zorgorganisatie: Sprank. Bewoners met dagbesteding werken in de houtbewerking of een atelier. Eén keer per week schuiven kinderen van het kinderdagverblijf aan tafel met bewoners van de PG-afdeling. Het is een plek waar veel verschillende groepen naast en met elkaar leven.
Die openheid en diversiteit maakten de locatie technisch complex: meerdere gebruikers, meerdere systemen, meerdere behoeften die op elkaar afgestemd moesten worden. Het bestaande systeem sloot daar niet meer goed op aan – medewerkers merkten dat dagelijks, bewoners ook. Op de NAH-afdeling nam een bewoner consequent zijn mobiele telefoon mee naar het toilet, omdat hij wist dat het oproepsysteem daar niet betrouwbaar was.
Wat er nu is opgeleverd: OCC | Gateways op zowel de PG- als de NAH-afdeling, kamerposten, betrouwbare alarmering en een toepassing die op de NAH-afdeling meteen opviel – bewoners in een rolstoel kunnen met hun 3D-tag hun eigen kamerdeur bedienen. Zelfstandig, zonder hulp.
Wat het betekent voor bewoners
Je ziet het op de foto bij dit artikel. Een bewoner op de PG-afdeling, samen met een medewerker. Ze oefenen. Ze lopen richting de deur. Het doel: zelfstandig de krant ophalen. Dat lijkt een kleine stap. Maar het is precies waar het om draait.
“Het systeem is niet leidend,” zegt Frederike. “Het moet ondersteunend zijn aan het leven dat iemand wil leiden. En als iemand door de deurbewaking en de nieuwe mogelijkheden weer een stukje zelfstandigheid terugkrijgt – ja, dan is dat heel symbolisch voor wat we willen bereiken.”
De techniek om bewoners meer bewegingsvrijheid te geven is er en de stap naar een open afdeling wordt bewust en zorgvuldig gezet. Deuren die opengaan geven bewoners meer vrijheid zonder dat de veiligheid in het geding komt. Bewoners die het gebouw veilig kunnen verkennen – richting het restaurant, de brievenbus, of verder. Joep Sinke: “Voor een aantal bewoners is dat het loopje naar de brievenbus. Of het kopje koffie. En dat is niet niks.”
Wat het betekent voor zorgprofessionals
Bij de start van de implementatie was er scepsis. Begrijpelijk – het vertrouwen in de bestaande techniek was laag en medewerkers hadden weinig reden om aan te nemen dat een nieuw systeem het anders zou doen. Willeke pakte dat direct aan. Ze was erbij tijdens een nachtdienst, liep mee door het pand, beantwoordde vragen op de werkvloer.
Een wat oudere medewerker die zichzelf omschreef als een “digibeet” belde haar later terug: “Het gaat hartstikke goed en het is heel intuïtief. Zelfs ik red me er heel goed mee.”
De app werkt. En als er iets niet klopt, wordt er snel geschakeld. Toen bleek dat het volume te zacht stond, was dat binnen twee clicks aangepast. Joep Sinke: “Snel leren, snel schakelen. Dat is wat je wil in een implementatie.”
De alarmmoeheid – een bekend probleem in de zorg – is nog niet volledig opgelost, maar er is nu inzicht. Data over welke alarmen wanneer binnenkomen, op welke afdeling, door welke bewoner. Dat inzicht maakt gericht bijsturen mogelijk.
Een stevige basis voor verdere uitrol – en OCC | Improof
Accolade heeft dit traject grondig en zorgvuldig aangepakt. Dat is een keuze geweest, en die betaalt zich nu uit. Er is een lessons learned lijst. Er zijn formats voor alarminstellingen per bewoner. Trainingen zijn ontwikkeld en klaar voor hergebruik. En de locatieteamstructuur met key users is direct toepasbaar op de volgende locaties.
De volgende locaties staan al klaar voor implementatie. Frederike: “We blijven nooit stilzitten. We hebben een VIS. Maar hoe benut je die? Hoe gebruik je de data? Hoe pas je werkprocessen daar nóg beter op aan?”
Dat is precies waar OCC | Improof bij aansluit: het doorlopende innovatie- en adoptieprogramma binnen Open Care Connect dat zorgorganisaties helpt hun technologie structureel te optimaliseren. Niet eenmalig implementeren en dan loslaten, maar continu verbeteren – samen met de Continuous Improvement Manager van Eurocom, op basis van data, feedback van de werkvloer en nieuwe functionaliteiten.
Advies aan andere zorgorganisaties
Begin bij je visie – en wees daar scherp op. Want in tegenslag, en die kom je altijd tegen, is het je kompas. Zorg dat je het partnerschap serieus neemt en betrek iemand vanuit de zorg bij de implementatie. Niet iemand die de techniek uitlegt, maar iemand die de werkvloer begrijpt. Zelfs twee opmerkingen vanuit dat perspectief kunnen een wezenlijk verschil maken in hoe een systeem landt.
En verder? Frederike en Willeke zijn het erover eens: heb een beetje lef. Dat zijn ook de kernwaarden van Accolade: vakkundig, vindingrijk, aandachtig en met liefde. Ze kwamen hier volledig tot uiting.
Benieuwd naar wat Open Care Connect voor jouw organisatie kan betekenen? Kom langs voor een inspiratiesessie en ontdek hoe we samen techniek in dienst zetten van mensen: bewoners én medewerkers.
